Organizar tus clases particulares sin vivir en WhatsApp

WhatsApp es maravilloso para hablar con la gente y pésimo para organizar nada. Y sin embargo es donde acaban viviendo las clases particulares de casi todo el mundo: los cambios de hora, los enlaces, los "¿te va bien el jueves?", los apuntes en foto y los pagos.

Funciona hasta que deja de funcionar. Y deja de funcionar siempre por el mismo sitio.

Lo que falla

Lo acordado se pierde. Cambiasteis la clase del martes al miércoles hace tres semanas. Está escrito, sí, en algún punto de una conversación de novecientos mensajes. Dos personas recuerdan cosas distintas y ninguna se equivoca de mala fe.

Tú eres el calendario. Cada hueco libre lo tienes que consultar tú, y cada cambio lo tienes que propagar tú. Con cuatro alumnos es llevadero; con doce es un trabajo de media jornada que nadie te paga.

El material se hunde. Una foto de unos ejercicios que mandaste en noviembre es irrecuperable en febrero. El alumno vuelve a pedírtela y tú vuelves a buscarla.

No hay separación. Los mensajes de los alumnos llegan mezclados con los de tu familia, un domingo a las once de la noche. Y como llegan ahí, contestas.

Qué hacer, por orden de rentabilidad

Saca la disponibilidad de tu cabeza. Que exista un sitio donde se vean tus huecos y el alumno elija, en vez de tres mensajes de ida y vuelta por cada clase. Es lo que más tiempo ahorra de todo.

Que el enlace de la videollamada no lo mandes tú. Cada clase debería tener el suyo, creado solo y disponible donde el alumno ya está mirando. Mandar enlaces a mano es de esas tareas que ocupan diez segundos y aparecen doce veces por semana.

Deja los apuntes donde no se pierdan. Asociados a la clase o al alumno, no a un mensaje. Si el alumno puede encontrarlos solo, dejas de ser su buscador.

Escribe el estado del pago en algún sitio compartido. No para controlar a nadie: para que las familias vean lo que deben sin que tengas que decírselo.

Y una cosa que no es de organización pero lo parece

Cuando una familia pregunta "¿cómo va mi hijo?", la respuesta suele ser un resumen improvisado en un audio. Si después de cada clase dejas dos líneas sobre qué se dio y cómo fue, a final de mes tienes algo que contar que no te has inventado sobre la marcha.

Cuesta treinta segundos por clase y es, con diferencia, lo que más hace por renovar un alumno en junio.

El objetivo

No es tener más aplicaciones. Es que WhatsApp vuelva a ser lo que era: un sitio para hablar con la gente. Todo lo que es administración —horarios, enlaces, materiales, pagos, seguimiento— debería estar en otro lado, y sobre todo debería estar en un lado donde el alumno pueda mirarlo sin preguntarte.